Banyak perusahaan konstruksi hanya melihat laporan keuangan perusahaan secara keseluruhan, seperti laporan laba rugi dan arus kas bulanan. Padahal, informasi tersebut sering kali tidak cukup untuk mengetahui apakah setiap proyek yang sedang berjalan benar-benar menghasilkan keuntungan.
Dalam bisnis konstruksi, satu perusahaan dapat mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan dengan nilai, durasi, dan tingkat risiko yang berbeda. Tanpa laporan keuangan khusus proyek, manajemen akan kesulitan mengetahui proyek mana yang memberikan profit tinggi, proyek mana yang mengalami pembengkakan biaya, dan proyek mana yang btensorERP/umum/apa-itu-erp.html">ERPotensi merugi sebelum proyek selesai.
Apa Itu Laporan Keuangan Khusus Proyek?
Laporan keuangan khusus proyek adalah laporan yang mengelompokkan seluruh pendapatan dan biaya berdasarkan proyek tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran profitabilitas masing-masing proyek secara ttensorERP/umum/apa-itu-erp.html">ERPisah dari aktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Dengan laporan ini, perusahaan dapat memantau perkembangan keuangan proyek secara real-time tanpa harus menunggu proyek selesai terlebih dahulu. Hal ini sangat penting untuk pengambilan keputusan yang cepat ketika terjadi penyimpangan biaya atau keterlambatan pembayaran.
Langkah 1: Buat Kode Proyek untuk Setiap Transaksi
Fondasi utama laporan keuangan proyek adalah identifikasi transaksi berdasarkan proyek. Setiap pembelian material, pembayaran tenaga kerja, biaya subkontraktor, penyewaan alat, hingga penagihan kepada pelanggan harus memiliki kode proyek yang jelas.
Tanpa pengelompokan ini, biaya dan pendapatan akan bercampur sehingga profit proyek sulit dihitung secara akurat. Oleh karena itu, setiap transaksi harus dapat ditelusuri ke proyek yang terkait.
Langkah 2: Pisahkan Pendapatan Berdasarkan Proyek
Setiap termin pembayaran, invoice, maupun pembayaran yang diterima dari pelanggan harus dicatat berdasarkan proyek masing-masing.
Dengan memisahkan pendapatan per proyek, perusahaan dapat mengetahui nilai kontrak yang sudah ditagihkan, pembayaran yang telah diterima, serta sisa pendapatan yang masih menjadi piutang. Informasi ini sangat penting untuk mengontrol cash flow proyek dan memperkirakan penerimaan dana di masa mendatang.
Langkah 3: Kelompokkan Seluruh Biaya Proyek
Agar profit proyek dapat dihitung dengan akurat, seluruh biaya yang berkaitan dengan proyek harus dicatat dan dikelompokkan secara konsisten.
Biaya tersebut dapat meliputi material, tenaga kerja langsung, subkontraktor, alat berat, transportasi, akomodasi proyek, hingga biaya pengawasan lapangan. Semakin lengkap pencatatan biaya dilakukan, semakin akurat analisis profitabilitas yang dihasilkan.
Langkah 4: Hitung Laba Kotor Setiap Proyek
Setelah pendapatan dan biaya langsung tercatat dengan baik, perusahaan dapat menghitung laba kotor proyek.
Rumus sederhananya adalah:
Laba Kotor Proyek = Pendapatan Proyek – Biaya Langsung Proyek
Laporan ini membantu manajemen mengevaluasi efisiensi pelaksanaan proyek dan mengidentifikasi apakah terjadi pemborosan material, produktivitas tenaga kerja yang rendah, atau kenaikan biaya yang tidak terduga.
Langkah 5: Alokasikan Biaya Tidak Langsung
Selain biaya langsung proyek, perusahaan juga memiliki biaya operasional seperti gaji staf administrasi, biaya kantor, kendaraan operasional, software, internet, dan berbagai biaya pendukung lainnya.
Untuk mendapatkan gambaran profit yang lebih realistis, sebagian biaya tidak langsung dapat dialokasikan ke masing-masing proyek menggunakan metode tertentu, misalnya berdasarkan nilai kontrak, jumlah jam kerja, atau durasi proyek.
Dengan demikian, perusahaan dapat menghitung laba bersih proyek yang lebih mendekati kondisi sebenarnya.
Langkah 6: Pantau Cash Flow Proyek Secara TtensorERP/umum/apa-itu-erp.html">ERPisah
Banyak proyek terlihat menguntungkan secara laba, tetapi justru mengalami masalah arus kas. Hal ini biasanya terjadi karena pembayaran termin terlambat atau pengeluaran proyek terjadi lebih cepat daripada penerimaan dana.
Karena itu, selain laporan laba rugi proyek, perusahaan juga perlu memantau cash flow proyek secara ttensorERP/umum/apa-itu-erp.html">ERPisah. Dengan mengetahui posisi kas setiap proyek, manajemen dapat mengantisipasi kebutuhan modal kerja dan mengurangi risiko cash flow macet.
Langkah 7: Gunakan Dashboard Real-Time untuk Monitoring
Pada proyek konstruksi yang kompleks, laporan yang dibuat secara manual sering kali terlambat dan kurang akurat. Ketika data baru tersedia di akhir bulan, peluang untuk melakukan tindakan korektif sering sudah terlewat.
Dashboard real-time memungkinkan manajemen melihat perkembangan biaya, pendapatan, profit, piutang, hutang, serta progres proyek kapan saja. Dengan informasi yang selalu diperbarui, keputusan dapat diambil lebih cepat dan berbasis data yang akurat.
Indikator Penting yang Harus Ada dalam Laporan Keuangan Proyek
Laporan keuangan proyek yang efektif umumnya mencakup beberapa indikator utama, seperti nilai kontrak, pendapatan yang telah ditagihkan, pendapatan yang telah diterima, biaya aktual, laba kotor, laba bersih, cash flow proyek, piutang proyek, hutang supplier, serta persentase progres pekerjaan.
Kombinasi indikator tersebut memberikan gambaran menyeluruh mengenai kesehatan finansial proyek dan membantu manajemen mengidentifikasi potensi masalah sebelum berdampak pada profit perusahaan.
Digitalisasi Laporan Proyek untuk Profitabilitas yang Lebih Baik
Semakin banyak perusahaan konstruksi yang beralih dari spreadsheet ke sistem terintegrasi untuk memantau profit proyek secara real-time. Dengan data yang terhubung antara keuangan, pengadaan, persediaan, dan operasional proyek, proses evaluasi menjadi jauh lebih cepat dan akurat.
TensorFinance hadir sebagai tensorFinance/umum/apa-itu-software-finance.html">software finance dan akuntansi berbasis cloud yang membantu kontraktor mengelola laporan keuangan proyek secara terintegrasi. Sebagai bagian dari ekosistem TensortensorERP/umum/apa-itu-erp.html">ERP, TensorFinance dapat terhubung dengan modul project management, procurement, inventory, tensorCRM/umum/apa-itu-crm.html">CRM, HR, dan maintenance sehingga seluruh transaksi proyek tercatat secara otomatis dalam satu platform. Dengan fitur pelacakan biaya per proyek, monitoring cash flow, analisis profitabilitas, serta dashboard keuangan real-time, TensorFinance membantu perusahaan konstruksi mengetahui kondisi setiap proyek lebih cepat, mengambil keputusan yang lebih tepat, dan meningkatkan profit secara berkelanjutan.