Barang rusak dan kedaluwarsa merupakan salah satu penyebab kebocoran keuntungan yang sering tidak disadari oleh pemilik toserba. Banyak toko hanya fokus pada penjualan dan pembelian stok, tetapi jarang menghitung berapa besar kerugian yang sebenarnya terjadi akibat produk yang tidak bisa dijual. Jika tidak dipantau dengan baik, akumulasi kerugian dari barang rusak dan kedaluwarsa dapat mengurangi laba secara signifikan bahkan mengganggu arus kas perusahaan.
Mengapa Barang Rusak dan Kedaluwarsa Harus Dihitung?
Setiap barang yang dibeli menggunakan modal usaha. Ketika barang tersebut rusak, pecah, hilang fungsi, atau melewati masa kedaluwarsa, modal yang telah dikeluarkan tidak dapat kembali melalui penjualan.
Tanpa pencatatan yang jelas, pemilik sering menganggap kerugian tersebut sebagai hal yang wajar dan tidak mengetahui produk mana yang paling sering menyebabkan kehilangan keuntungan. Akibatnya, masalah yang sama terus berulang tanpa solusi yang tepat.
Kenali Jenis Kerugian Persediaan
Dalam operasional toserba, kerugian persediaan umumnya berasal dari beberapa sumber, yaitu:
Barang kedaluwarsa. Barang rusak saat penyimpanan. Barang rusak saat pengiriman. Kemasan penyok atau cacat yang tidak layak jual. Kehilangan akibat pencurian atau selisih stok. Produk yang sudah tidak memiliki nilai jual karena perubahan tren pasar.
Masing-masing jenis kerugian perlu dicatat agar penyebab utamanya dapat dianalisis dengan lebih akurat.
Rumus Dasar Menghitung Kerugian Barang Rusak
Cara paling sederhana adalah menghitung berdasarkan nilai modal barang yang hilang.
Kerugian Barang Rusak = Jumlah Barang Rusak × Harga Pokok per Unit
Misalnya terdapat 25 botol minuman yang rusak dengan harga pokok Rp8.000 per botol.
Kerugian = 25 × Rp8.000 = Rp200.000
Nilai tersebut langsung mengurangi aset persediaan dan menjadi beban perusahaan.
Rumus Menghitung Kerugian Barang Kedaluwarsa
Perhitungan barang kedaluwarsa pada dasarnya sama dengan barang rusak.
Kerugian Barang Kedaluwarsa = Jumlah Barang Kedaluwarsa × Harga Pokok per Unit
Sebagai contoh terdapat 40 kotak susu yang sudah melewati tanggal kedaluwarsa dengan harga pokok Rp12.000 per kotak.
Kerugian = 40 × Rp12.000 = Rp480.000
Angka ini menunjukkan modal yang tidak dapat dipulihkan melalui penjualan.
Hitung Kehilangan Potensi Keuntungan
Selain kehilangan modal, toko juga kehilangan potensi laba yang seharusnya diperoleh jika barang berhasil dijual.
Rumusnya:
Potensi Profit Hilang = Jumlah Barang × (Harga Jual − Harga Pokok)
Misalnya 40 kotak susu memiliki harga jual Rp15.000 dan harga pokok Rp12.000.
Potensi Profit Hilang = 40 × (Rp15.000 − Rp12.000)
Potensi Profit Hilang = Rp120.000
Dengan demikian, dampak ekonomi sebenarnya tidak hanya sebesar modal yang hilang, tetapi juga keuntungan yang tidak jadi diperoleh.
Hitung Persentase Kerugian terhadap Penjualan
Untuk mengetahui seberapa serius masalah tersebut, pemilik dapat membandingkan total kerugian dengan total penjualan.
Rumusnya:
Persentase Kerugian = (Total Kerugian Persediaan ÷ Total Penjualan) × 100%
Misalnya dalam satu bulan total kerugian barang rusak dan kedaluwarsa mencapai Rp5 juta, sementara penjualan mencapai Rp500 juta.
Persentase Kerugian = (Rp5.000.000 ÷ Rp500.000.000) × 100%
Persentase Kerugian = 1%
Sekilas angka 1% terlihat kecil, tetapi jika terjadi setiap bulan, kerugian tahunan mencapai Rp60 juta.
Produk Mana yang Paling Sering Menyebabkan Kerugian?
Tidak semua kategori produk memiliki risiko yang sama. Produk makanan, minuman, obat-obatan ringan, produk susu, dan barang musiman biasanya memiliki risiko kedaluwarsa yang lebih tinggi dibandingkan produk rumah tangga atau kebutuhan pokok tertentu.
Dengan mengidentifikasi kategori yang paling sering mengalami kerugian, pemilik dapat memperbaiki pola pembelian, meningkatkan rotasi stok, atau melakukan promosi lebih awal sebelum masa kedaluwarsa mendekat.
Terapkan Sistem FIFO Secara Konsisten
Salah satu cara paling efektif mengurangi barang kedaluwarsa adalah menggunakan metode FIFO (First In First Out).
Metode ini memastikan barang yang masuk lebih dahulu akan dijual lebih dahulu. Dengan rotasi stok yang baik, risiko produk menumpuk terlalu lama di rak dapat dikurangi secara signifikan.
Lakukan Monitoring Kedaluwarsa Secara Berkala
Pemeriksaan stok tidak cukup dilakukan saat stock opname bulanan. Produk dengan masa simpan pendek sebaiknya dipantau secara rutin agar dapat segera diberikan diskon atau program promosi sebelum melewati tanggal kedaluwarsa.
Tindakan preventif seperti ini sering kali lebih menguntungkan dibanding membuang produk yang sudah tidak dapat dijual sama sekali.
Gunakan Sistem yang Mampu Memantau Kerugian Persediaan Secara Otomatis
Semakin banyak jumlah produk yang dikelola, semakin sulit melakukan pengawasan secara manual. Risiko barang kedaluwarsa, stok mati, dan kerusakan produk akan meningkat jika tidak didukung oleh sistem yang memadai.
TensorFinance membantu pemilik toserba grosir dan eceran menghitung dampak keuangan dari barang rusak, barang kedaluwarsa, dan penyesuaian stok secara akurat melalui laporan persediaan dan laporan keuangan yang terintegrasi. Dengan add-on TensorPOS, setiap transaksi penjualan langsung memperbarui data stok secara real-time sehingga perputaran barang dapat dipantau lebih mudah. Seluruh proses tersebut terhubung dengan tensorERP untuk pengelolaan pembelian, gudang, inventori, dan operasional lainnya. Dengan visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi persediaan, pemilik dapat mengurangi kerugian, mempercepat perputaran stok, dan meningkatkan profitabilitas usaha secara keseluruhan.